و (۴) از ضمنی به ضمنی، جامعه‌پذیری (لطفیان و امیری، ۱۸، ۱۳۹۱).
مفهوم دانش صرفاً به معنای انتقال آگاهی و اطلاعات نیست، بلکه منظور از دانش، خلاقیت، آفرینندگی و پویندگی است. بر این اساس یک سازمان دانشی ایده‌ساز بوده و بکارگیرنده ایده‌های نو است و از این طریق به مزیت رقابتی دست پیدا می‌کند. داونپورت و پورساک (۱۹۹۸) مدیریت دانش را رویکردی ساخت‌یافته می‌دانند که رویه‌هایی برای شناسایی، ارزیابی، سازماندهی، ذخیره‌سازی و بکارگیری دانش به منظور تأمین نیازها و اهداف سازمان را در خود جای می‌دهند. درتعریفی دیگر مدیریت دانش شامل ترکیب اطلاعات داخلی و خارجی و تبدیل آنها به دانش فعال از طریق سکوی تکنولوژی است. مرکز بهره‌وری کیفیت آمریکا (APQC) که یک سازمان آموزشی غیرانتفاعی و تحقیقی است، مدیریت دانش را به این صورت تعریف کرده است: استراتژیها و فرایندهای شناسایی، تسخیر، کسب قدرت نفوذ در دانش برای افزایش قدرت رقابتی. مطابق با یافته‌هایی که گروه گارتنر در سال ۱۹۹۸ به دست آورده است شروع بکارگیری سیستمهای مدیریت دانش و توسعه آن، توسط شرکتهای بزرگ بوده است.

(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))

یک سوم از ۱۰۰۰ شرکت منتخب مجله فورچون در برنامه‌هایشان در سال ۱۹۹۹ مدیریت دانش وجود داشته است. استفاده از مدیریت دانش برای حل مسائل مهم سازمانی مانند به روز بودن و بقای شرکت در مواجهه با تغییرات متناوب محیطی روبه افزایش است که خود شامل فرایندهای سازمانی است که ترکیبات سینرژیک از داده‌ها را جذب می‌کند و توانایی پردازش داده را با تکنولوژی اطلاعات و خلق و ابداع دانش جدید دارد. البته در دنیایی که همه چیز برای سازمان نامشخص و مبهم است، (بخصوص از جهت اقتصادی) فقط دانش است که یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود و سازمانهایی موفق‌اند که به صورت مستمر دانش جدید خلق کرده و آن را به صورت گسترده در سازمان منتشر کنند و به سرعت تجسم واقعی آن را در محصولات و خدمات جدید نشان دهند (اکبری و طهماسبی آشتیانی، ۲۰، ۱۳۸۶).
به نظر می‌رسد بسیاری از مباحث مدیریت دانش شباهت زیادی با مبانی مدیریت اطلاعات دارد: جمع‌ آوری مدارک، ذخیره آنها، تهیه دفاتر و اسناد مکانیزمهای گردش و ارتباطات و غیره. با این حال مدیریت دانش چندین ویژگی اختصاصی دارد که آن را از شیوه‌های سنتی برخورد با داده‌ها و اطلاعات متمایز می‌کند. همانطور که داونپورت و پودساک می‌گویند: دانش در فرایند مدیریت دانش از طریق ذهنهایی که آن را به کار می‌گیرند، به وجود می‌آید. دانش کارکنان شامل شایستگیها، مهارتها، استعداد، افکار، خلاقیت، تعهدات، انگیزه‌ها و نوآوریهای آنهاست. دانش در ارتباط با این مسئله است که افراد چقدر کارشان را خوب انجام می‌دهند، چگونه با مشتری ارتباط برقرار می‌کنند و طرق مختلف را برای انجام کار با بالاترین کیفیت به کار می‌برند. البته در این شکی نیست که فرایند مدیریت دانش متأثر از جنبش کیفیت جامع و استراتژیهایی است که برای بهبود اقتصاد به کار برده می‌شود. تلاشهای اخیری که در سازمانها برای کوچک‌سازی صورت گرفته، همراه با تلاش برای حفظ دانش کارکنان بوده است. سازمانهای دانش‌محوری مانند شرکتهای مشاوره، حسابداری و آژانسهای تبلیغاتی به این نتیجه رسید‌ه‌اند که با بازنشسته شدن یا ترک خدمت خدمت کارکنان بخش زیادی از دانش سازمانی خود را از دست می‌دهند. چالش بزرگ این بود که چگونه ابتکارات حرفه‌ای، تجربیات و دانش را از شخصی بگیریم و به دیگری منتقل کنیم. گرچه تقسیم مغز و فکر آدمی گاهی کاملاً غیرمنطقی به نظر می‌رسد، اما این کار از طریق سیستم دانشی امکان‌پذیر است. بنابراین با توجه به نقش و اهمیت استقرار سیستم مدیریت دانش و اجرای آن در سازمانهای پیشرو می‌توان گفت این فرایند مستلزم مهارتها و نقشهای گوناگونی است. هماهنگی، گزارشگری، تشخیص نیازها، گردآوری دانش، شناسایی دانشگران، ایجاد تشکلهای حرفه‌ای. در شرایط پیچیده امروزی با وجود تخصص‌ها و مهارتهای متفاوت مطمئناً نمی‌توان انتظار داشت مدیران همه این مهارتها را داشته باشند و یکه و تنها انقلاب و تغییری در سازمان ایجاد کنند (کریمی، ۱۰، ۱۳۸۵).
در ارتباط با اجرای این فرایند یکی از مشکلات و موانع عمده، حجم عظیم اطلاعات متنوع و پراکنده و غیر قابل دسترس است. هر چند تقریباً همه سازمانهای پیشرو تکنولوژی اطلاعات را برای نظم، ذخیره و رمزگذاری اطلاعات و یا دانش مورد نظر خود به کار می‌برند و گاهی اوقات برای دسترسی اعضاء در بیشتر موارد دانش سازمان را در مخازن و کتابخانه‌های آن قرار می‌دهند و با بهره گرفتن از بانکهای اطلاعاتی به عنوان ابزاری برای دسترسی سریع به اطلاعات به توسعه دانش و مدیریت دانش می‌پردازند. با این حال امکان رمزگذاری دانش مکتوم و پیچیده که صاحبانش آن را به مرور زمان کسب کرده‌اند، در قالب اسناد و یا صفحات رایانه‌ای وجود ندارد. به همین علت است که فرایند مدیریت دانش سازمانی علاوه بر موارد فوق، استفاده از ابزارهایی چون نقشه‌کشی و مدل‌سازی دانش سازمان به شناسایی فرد صاحب دانش و هدایت جوینده دانش به سوی وی و تشویق آنان به مبادله دانش را در بر می‌گیرد. در همین راستا سازمان نیازمند متخصصانی است که فرایند تشخیص نیاز‌های اطلاعاتی، گردآوری، طبقه‌بندی و دسترسی سریع به دانش سازمانی را برای کارکنان انجام دهند و به عبارت دیگر دانش سازمانی را جمع‌ آوری و مدیریت کنند (اکبری و طهماسبی آشتیانی، ۲۱، ۱۳۸۶). مدیریت دانش بیش از همه چیز به دنبال آن است که بین افراد شاغل در یک سازمان ارتباط دانشی برقرار کند، راه های استفاده از دانش سازمانی را یاد دهد، زمینه‌های تبدیل دانش شخصی به دانش جمعی و بالعکس را فراهم آورد تا در نهایت نوآوری و خلاقیت را تقویت کند. نوناکا تاکوچی در زمره کسانی هستند که تلاش نموده‌اند تا بین مفهوم مدیریت دانش و نظریه‌های مدیریت ارتباط برقرار کنند. آنان با ایجاد تمایز بین دانش آشکار و دانش ضمنی بر ضرورت تعامل پویای این دو نوع دانش و خلق دانش جدید تأکید می‌ورزند. دانش بر خلاف اطلاعات ریشه در اعتقادات و تعهدات داشته و در بافت ذهنی کاربر قرار دارد و بر اساس آن عمل می‌کند. فقط انسان است که می‌تواند در خلق دانش نقش مرکزی به عهده داشته باشد. نوناکا و تاکوچی معتقدند که یادگیری فردی، شالوده و بنای اصلی یادگیری سازمانی تلقی می‌شود؛ «دانش تنها به وسیله افراد خلق می‌شود، یک سازمان خود به تنهایی و بدون افراد قادر به خلق دانش نیست. دانش‌آفرینی سازمانی، فرآیندی است که در طی آن سازمان، دانش خلق شده به وسیله افراد را بسط و توسعه می‌دهد و آن را در سطح گروهی از طریق دیالوگ، مباحثه و تشریک تجربه متبلور می‌سازد». محققان اصولاً روی این نکته اتفاق نظر دارند که یادگیری فردی پیش درآمدی بر یادگیری سطوح بالاتر است. دانش گروهی، جمع صرف دانش فردی نیست، بلکه دانش افراد بایستی از طریق هماهنگ نمودن تعاملات و فناوریهای اطلاعات تشریک و تسهیم گردد. این سطح از یادگیری سازمانی، مستلزم تبدیل یادگیری فردی و گروهی در یک چارچوب سیستماتیک از سرمایه سازمان می‌باشد. چنانچه امروزه، در قالب رویکرد جدیدی به نام مدیریت دانش پدیدار شده است (لطفیان و امیری، ۲۰، ۱۳۹۱).
۲-۱-۳) اصول و مبانی مدیریت دانش
کسب و کار در هزاره سوم دارای شرایط ویژه‏ای است. رقابت بین بنگاه‏های اقتصادی هر روز فشرده‏تر شده و نرخ نوآوری رو به افزایش است. رقابت بین بنگاههای اقتصادی باعث شده است که تا آنها به منظور کاهش هزینه‏ ها، تعداد نیروی انسانی خود ـ که منابع ارزشمند دانش محسوب می‏شوند ـ را کاهش دهند. کاهش تعداد نیروی انسانی، سازمانها را بر آن داشته است تا نسبت به صریح کردن دانش ضمنی موجود نزد کارکنان اقدام کنند. در دنیای امروزی کسب و کار، بخش اعظمی از کارها و فعالیتهای ما مبتنی بر اطلاعات هستند و زمان کمتری برای کسب تجربه و به‌دست آوردن دانش در دسترس است. در این شرایط سازمانها بر اساس میزان دانش خود با یکدیگر به رقابت می‏پردازند. محصولات و خدمات سازمانها هر روز پیچیده‏تر شده و سهم اطلاعات در آنها بیشتر می‏شود. در این میان مدیریت دانش با در اختیار داشتن ابزارهای لازم، فرصت خوبی برای ایجاد بهبود در عملکرد منابع انسانی و همچنین مزایای رقابتی ایجاد می‏کند. امروزه تمامی سازمانهای کوچک و بزرگ نیازمند پیاده‏سازی مدیریت دانش در خود هستند تا از گردونه رقابت عقب نمانند. انعطاف‏پذیری و عکس‏العمل سریع در برابر شرایط متغیر محیطی، استفاده بهتر از منابع انسانی و دانش موجود نزد آنها و همچنین اتخاذ تصمیمات بهتر، دستاوردهای مدیریت دانش برای سازمانهای امروزی است (نوروزیان، ۲۵، ۱۳۸۵).
بسیاری از بنگاههای تجاری و شرکتها، دانایی و اطلاعات کارکنان خود را منبع و سرمایه بسیار ارزشمندی در نظر می گیرند. اگرچه صحت این امر محرز است اما چارچوبهای سازمانی اندکی وجود دارد که فعالیت مدیریت دانش را به طور عملیاتی بر روی طیف وسیعی از فعالیتها مدنظر قـــرار می‌دهند. بنابراین، مدیریت دانش به ندرت در سطح فلسفی و فنی (به دلیل گستردگی طیف این مقولات) مورد توجه قرار می‌گیرند. با اندکی بحث عملی در مورد ماهیت دانایــی می‌توان آن را اداره کرد و اجرای آن را در سازمان به صورت اثربخش‌تر انجام داد. مدیریت دانش در تجارت، شکل مقتضی‌تری از گفتگوست که ارتباط کمتری با فنون دارد و به جای آن سطوح بالای اصول مدیریت دانش را به خود اختصاص می دهد. وقتی یک سازمان در مورد اصول هماهنگ با مدیریت دانش تصمیم‌گیری می‌کند، اصول مرتبط و به هم پیوسته را ایجاد می‌کند که طرحهای ســـازمانی خود را بر اساس این اصول اجرا می‌کند. باید خاطر نشان کرد که هر یک از اصول مدیریت دانش، برخــی از زمینه‌های این مقوله را مورد بحث قرار می‌دهد که این اصول عبارتند از:
- مدیریت دانش امری گران و پرهزینه: دانایی یک دارایی است، اما مدیریت اثربخش نیازمند سرمایه‌گذاری در دیگر دارائیها هم هست. بسیاری از فعالیتهای تخصصی مدیریت دانش وجود دارد که نیازمند سرمایه‌گذاری مالی و نیروی انسانی است که شامل موارد زیر است:
کسب دانش دانش، مثل به وجود آوردن اسناد و انتقال آن اسناد به رایانه؛
ارزش اضافی دانایی از طریق ویرایشگری، طبقه‌بندی و کنار گذاردن اطلاعات زائد و اضافی (هرس کردن اطلاعات)؛
رویکردهای طبقه‌بندی شده توسعه دانایی؛
توسعه کاربردها و زیرساختهای فناوری اطلاعات برای تخصیص دانایی و اطلاعات؛
آموزش کارکنان جهت ارتقاء خلاقیت، هماهنگی و استفاده از دانش.
اثربخشی مدیریت دانش نیازمند راه‌حلهای مختلف است: امور پرسنلی در سازمانها بسیار پرهزینه است، اما نیروی انسانی با وجود چنین هزینه‌ای به انجام وظیفه در سازمان می‌پردازد. هنگامی که ما فهم دانایی را در سازمان جستجو می‌کنیم، آن را در یک بستر وسیعی که از دیگر عناصر اطلاعاتی تشکیل شده است، در نظـر می‌گیریم و یا ممکن است با اشکال مختلف بدون ساختاری در دانایی محوری ترکیب شده باشد. دانایی و اطلاعات انواعی دارد که ما برای بهبود عملکرد سازمانی باید از آنها استفاده کنیم.
- مدیریت دانش نیازمند به مدیران دانایی محور است: دانایی به صورت مطلوب نمی‌تواند به تنهایی اداره شود به جز اینکه گروه های سازمانی برای انجام وظایف خود، وظایف شغلی مشخصی داشته باشند. در میان وظایف گروه ها ممکن است جمع آوری و طبقه‌بندی دانایی وجود داشته باشد و یا زیرساختهای فناوری دانش‌مدار و نیز نظارت همراه با بهره گرفتن از دانایی مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین، تمامی کارکردها و نقشهای مدیریتی بر محوریت دانایی قرار می‌گیرد که همواره در جستجو و کنترل دانایی خواهد بود. در این میان وظیفه مدیر تنها ایجاد تسهیلات و تقسیم آنها در بین نیروی انسانی سازمان به منظور استفاده از دانایی است.
- در مدیریت دانش فواید برنامه‌ها بیش از سلسله مراتب سازمانی است: مدیریت دانش سعی بر این دارد که به خلق الگوهای سلسله مراتبی برای دانایی اقدام کند. مثل دایره‌المعارف دانایی انگلیسی که به جمع‌ آوری و طبقه‌بندی دانایی پرداخته است. اما اغلب سازمانها ترجیح می‌دهند با بازار دانایی و اطلاعات کار کنند و به آسانی اطلاعاتی در مورد مصرف‌کنندگان کسب کنند. این پراکندگی دانایی و اطلاعات و توضیح و تشریح آن در یک چارچوب، غیرمنطقی به نظر می‌رسد، اما در مقایسه با الگوهای فرضی دانایی‌محور بیشترین کمک و مساعدت را به مصرف کننده می‌کند تا از طریق آن در مدیریت دانش‌محور به بهترین فهم از نیازهای مصرف‌کنندگان پی ببرد، که تنها از این طریق ما می‌توانیم مدیریت دانش بدون نقصی را اجرا کنیم. مدیران دانایی‌محور می‌توانند از تجربه مدیران اطلاعاتی نیز کمک بگیرند، که مدلها و الگوهای پیچیده اطلاعاتی که ایجاد کننده ساختار آینده است را به خوبی تشخیص دهند. بنابراین، مدیران دانایی‌محور باید تمامی اهتمام خود را در برنامه‌ریزی با توجه به نیازمندیهای بازار صورت دهند تا به موفقیت دست یابند.
- کاربرد دانایی فعالیت غیرطبیعی: اگر دانایی و اطلاعات منابع ارزشمندی هستند، چرا آنها را توسعه ندهیم؟ اگر کار ما تولید دانایی است چرا ما کار خود را در یک موقعیت ریسک‌پذیر قرار ندهیم؟ بعضی اوقات ما از اینکه نمی‌توانیم دانایی و اطلاعات را در عمل اجرا کنیم متعجب می‌شویم، اما ما می‌توانیم مدیریت دانش را با این فرض به کار ببریم که تمایل طبیعی برای توسعه دانایی ما وجود دارد و نیز علاوه بر آن بینشی را اتخاذ کنیم که از سوی دیگران نسبت به دانایی و آگاهی ما ظن و تردید وجود دارد. به منظور استفاده سیستم از دانایی و اخذ یا جستجوی دانایی از دیگران، نه تنها تهدیدکننده نیست بلکه باید تمامی سعی خود را در ایجاد انگیزه به منظور انجام این قبیل کارها جامه عمل بپوشانیم. بنابراین، مدیر دانایی‌محور تمامی سعی خود را در کسب دانایی و اطلاعات جهت ارتقاء عملکرد سازمان خود به کار می‌برد.
- مدیریت دانش به معنی بهبود فرایند دانایی کاری: فرایند مدیریت دانش امری اساسی است و باید آن را هدفمند سازیم. اما دانایی تولید می‌شود و به طور مؤثر در فرایندهای دانایی ویژه شغلی به کار خواهد رفت. این فرایند ویژه بر اساس تحقیق بارز از طراحی تولید و توسعه و نیز فرایند سوداگرایی به منظور تعیین قیمت، کاربرد دارد. اگر بخواهیم مدیریت دانش را به طور واقعی بهبود بخشیم، ابتدا باید فرایندهای اساسی و بنیادی بازار تجاری را در این عوامل بهبود بخشیم و به طور کلی اغلب رویکردهای بهبود اثربخشی، رویـــه‌ای میانی در دو سوی طیف طراحی مجدد یا مهندسی مجدد فرایندها در نظر گرفته می‌شود که طی آن نیروی کار دانایی‌محور به صورت مستقل بــه طراحی فرایند اطلاعاتی می‌پردازد.
- ثروت و دارایی دانایی تنها آغازگر هستند: اگر دارایی و ثروت برای دانایی کافی باشد، باید در بیرون و خارج از سیستم سازمانی، کتابخانه‌های ملی بسیاری داشته باشیم. ثروت و دارایی امری حیاتی است اما مدیریت دانش اثربخش نیازمند توجه و پشتیبانی است. توجه در مدیریت دانش را می‌توان جاری بودن و دانش در عصر اطلاعاتی جدید دانست. بدین منظور، مصرف‌کنندگان دانایی باید به دانایی توجه کننـد. زیرا آنها باید بیش از یک دریافت کننده منفعل باشند. به منظور حضور فعالان نیروی انسانی در کسب دانایی و اطلاعات، ما اطلاعات را از طریق خلاصه کردن و نیز گزارش آن به دیگران و یا از طریق ایفای نقش در بازارها براساس مزیت و فایده دانایی ارائه می‌کنیم و یا از طریق دریافت دانایی و اطلاعات از طریق تعامل تنگاتنگ بــا فراهم کننده اطلاعات (منبع اطلاعاتی) انجام می‌دهیم. این امر بخصوص وقتی که دانایی دریافــت شده ضمنی باشد، بسیار مهم به نظر می‌رسد.
- مدیریت دانش امری پایان‌ناپذیر: ممکن است مدیران دانایی مدار احساس کنند که اگر آنها تنها می‌توانستند دانایی موجود در سازمان خود را تحت نظارت درآورند، کار خود را با اثربخشی انجام می‌دهند. باوجود این، وظایف مدیریت دانش هرگز پایانی نخواهد داشت. همانند مدیریت منابع انسانی یا مدیریت مالی هرگز زمان آن نخواهد رسید که دانایی تمام و کمال کنترل و مدیریت شود. دلیل آن این است که مدیریت دانش هرگز پایانی نخواهد داشت، زیرا که تقسیم‌بندی دانایی مورد نیاز، همیشه در حال تغییر و تحول است. فناوری جدید، رویکردهای مدیریتی نو و اهمیت مشتری همیشه باید در مدیریت دانش مدنظر قرار گیرند. شرکتها، راهبردها، ساختارهای سازمانی و کالا و خدمـــــات خود را تغییر می‌دهند و به تغییر مداوم این عوامل براساس نیازهای محیطی تأکید دارند. مدیران جدید، نیازمند دانش جدید هستند.
- مدیریت دانش نیازمند پیمان دانایی محور: در اغلب سازمانها مشخص نیست که چه کسی استفاده درستی از دانایی کــارکنان در سازمان می‌کند و این سوال مطرح می‌شود که آیا دانایی کارکنان مربوط به خود کارکنان است یا این دانایی عاریتی است؟
بسیاری از سازمانها، اطلاعات را در سیستم خود به کار می‌برند، در نهایت توسعه دانایی در سازمان نیز فواید بسیاری را در پی خواهد داشت. کارکنان سازمانی امروزی، همواره جذب کارها و سازمانهای جدید می‌شوند و فاصله زندگی کاری و زندگی خانوادگی بسیار کم و ناچیز شده است و کارمندان قراردادی بسیار زیادی در سازمانها وجود دارند. اگر دانایی تنها یک منبع ارزشمند سازمانها در نظر گرفته شود، می‌توان انتظار داشت که شاهد توجه بیشتری به برسمیت یافتن مدیریت دانش در سازمانها باشیم. ما از اصول چنین استنباط می‌کنیم که مدیریت دانش در سازمانها به زمینه‌ها و مشکلات مدیر مواجه خواهند شد و این نوآوریها با مقاومت روبرو خواهند شد. امروزه، مدیریت دانش و اصول آن بسیار تغییرپذیرند زیرا با مخالفتهای بسیاری مواجه می شود. بهترین خبر بیش از هر خبر دیگر این است که مدیریت دانش محور، همواره در حال ترقی و پیشرفت باشد.
- مدیریت دانش یک ابزار استراتژیک: هدف اولیه هر برنامه مدیریت دانش در سازمانها حمایت از کسب اهداف راهبردهای تجاری است. به عبارت دیگر، نقطه شروع برای مدیریت دانش، فهم اهداف موجود سازمانهاست. اخیراً مک کنزی تحقیقی را پیرامون ۴۰ شرکت در امریکا، اروپا و ژاپن انجام داده است که نتایج آن حاکی از این است کـــه اغلب تفکر اجرای مدیریت دانش و پروژه‌های فناوری اطلاعات اموری هستند که سازمانهای امروزی دست به گریبان آن هستند.
بیشتر پروژه‌های مدیریت دانش با شکست روبرو می‌شوند که دلیل آن ترس شرکتها از پـــــروژه‌های فناوری اطلاعات است که آینده ای مبهم دارند. به منظور موفقیت در مدیریت دانش نباید مدیریت دانش محور را به عنوان فرایند پایان‌پذیر در نظر گرفت، بلکه باید آن را به عنوان نیروی کسب اهداف واقعی تجاری در نظر داشت. راهبردهای دانایی و نوآوریهای مدیریت دانش امور مستقلی هستند و به استراتژیهای تجاری ارتباطی ندارند. این امور به نتایجی منجر خواهند شد که به صورت مرحله‌ای در نظر گرفته می‌شوند و مراحل آن عبارتند از توانایی بنیادی شناخت دانایی در جهت موفقیت تجاری، رهبری دانایی محور، برنامه‌ریزی دانایی محور، شناخت شکافهای دانایی و دانش، تعریف و به کاربردن نوآوریها در برطرف ساختن این شکافها.
- مراحل کلیدی مدیریت دانش: اولین مرحله مدیریت دانش، کسب اهداف استراتژیک تجاری است. مرحله بعد از آن، شناخت توانائیهای دانایی و اطلاعات در کسب اهداف تجاری است که این امر به وسیله دانایی ابتکاری ارائه می‌گردد مانند شناخت توانائیهای موجود دانش، اطلاعات و اینکه کجا این توانائیها کسب خواهند شد. دانایی ابتکاری و طرح و برنامه قادر به شناخت سرمایه دانشی سازمان هستند و اینکه کجا و از چه طریقی این دانایی کسب خواهد شد. شکافهای دانایی و شناخت راهبردها و ابداعـــــات در برطرف ساختن این شکاف می تواند شامل مراحل زیر باشد:
۱- اجرای مناسب ابزارهای اطلاعاتی که از دانایی همــــاهنگ و منسجم حمایت و به جمع‌ آوری آن اقــــدام می‌کند که شامل مصرف‌کنندگان و مشارکت‌کنندگان می شود.
۲- تشکیل شرح وظایف کلی که به وسیله هر متخصص در هریک از توانائیهای حرفه‌ای مدیریت دانش انجام می‌گیرد؛
۳- شناسایی بهترین اقدامات، مطالعات موردی و مانند آن از منابع داخلی و خارجی؛
۴- تقسیم فرایندهای تعریف شده مطلوب مدیریت دانش و اجرای این فرایندها؛
۵ـ برنامه‌های یادگیری منسجم و مداوم جهت نیروی انسانی.
آنچه که موجب چالش در مدیریت دانش می‌شود این حقیقت است که در اغلب سازمانهای امروزی، همان طور که مراحل آن در بالا ذکر شد، زمان فعالیت مشخص نیست و نیازمند به طراحی مجدد پایه‌های دانایی دارد. بعضی سازمانها نیازمند پرکاری بیشتر در مشارکت مصرف‌کنندگان یا نیازهای بازار هستند تا همواره در مقابل رقبای خود در بازار تجاری قرار گیرند.
مدیریت دانش اثربخش قادر خواهد بود به سازمانها چابکی و تصمیمات غیررسمی تجاری خوبی ارائه کند. هدف کلیدی و حیاتی مدیریت دانش این است که به واسطه آن سازمان قادر خواهد بود باافراد کارآمد در یک زمان مناسب یک رویه پویا و تیمی را برای تصمیم گیری به موقع در سازمان اتخاذ کند. یک برنامه سازمان مدیریت دانش‌محور باید همانند ارگانیسم موجود زنده باشد که همواره به صورت روزآمد سعی دارد مشکلات موجود در مدیریت دانش را مرتفع سازد.
- عوامل بنیادی موفقیت در مدیریت دانش: عوامل بنیادی در مدیریت دانش حیطه‌ای وسیع را در بر می‌گیرد که در چهار طبقه قرار می گیرند یعنی مردم، فرایندها، فناوری و تعهدات استراتژیک. تمامی چهار عامل، عواملی هستند که سازمانهای یادگیرنده را ایجاد می‌کنند و نتایج تجاری آن مدیریت دانش را به همراه خواهد داشت. سازمانهایی که به طور متداول مدیریت دانش را درنظر دارند، به این نتیجه رسیده‌اند که به کار گرفتن فــــرایندها و فناوری اطلاعات در سازمان آسان تر از حفظ تعهد استراتژیک و اجزای آن است که این امـر مـــی‌تواند چالشهای بزرگتری را شکل دهد.
- فناوری اطلاعات: فناوری مدیریت دانش، راه‌حلهایی را به صورت عملیاتی فراهم می‌سازد تا مشارکت و همکاری اجزای سازمان را در مدیریت دانش ایجاد کند. ابزارهای مدیریت دانش می‌‌توانند منابع قدرتمندی را فراهم کنند که کارکنان و مصرف‌کنندگان و مشارکت‌کنندگان بتوانند به تبادل اطلاعات بپردازند و دانایی تقسیم شده افراد سازمان را هدایت کند تا سازمان بتواند از این راه بهتر تصمیم بگیرد.
- فرایندها: شامل فرایندهای استاندارد شده‌ای برای تقسیم دانش، مدیریت محتوا و افراد در اقدامات ارتباطی، اجرای پروژه‌ها بر اساس دانایی و دانایی‌محوری، روش‌شناسی و استانداردها جهت جمع‌ آوری اطلاعات در مطالعات موردی و غیره می‌شود. این امر بسیار اساسی است که فرایندها به سادگی و روشنی ممکن است به وسیله کارکنان در سازمان جریان یابد.
- مردم: بزرگترین چالش در مدیریت دانش اطمینان از مشارکت کارکنان استفاده از دانایی در کسب نتایج تجاری است. در بسیاری از سازمانها، تغییر در روش های سنتی، فرهنگ سازمانی از رویکرد ذخیره و اندوختن دانایی به رویکرد مشارکت دانایی‌محور و ایجاد جو اعتماد در سازمان از مهمترین فعالیتهای مدیریت دانش است. عنصر کلیدی موفقیت در مدیریت دانش فراهم ساختن قابلیت تشخیـــص اعتبار برای نیروی انسانی در حوزه‌های مورد نظر تخصصی‌شان است که مدیران دانایی‌محور نباید آن را از نظر دور دارند.
- تعهد استراتژیک: مدیریت استراتژیک نقش کلیدی در ارتقای رفتارهای مطلوب از طریق ثبات و پایداری ارتباط در سازمان صورت می دهد. اهمیت استراتژیک برای کسب دانایی امری بدیهی است. موفقیت اساسی در مدیریت دانش برای مدیران سطوح بالای سازمان، بهبود حفظ تعهد استراتژیک در مدیریت دانش است.
نوآوریهای مدیریت دانش در چندین سازمان با شکست روبرو شده است زیرا در این سازمانها مدیریت دانش امری زودگذر و در یک مدت زمان کوتاه مورد تــــوجه قرار می‌گیرد. هدف از مدیریت دانش، حمایت از کسب اهداف تجاری است و تخصیص دانایی و مشارکت در آن به خوبی نیاز به تشویق و تشخیص در سطح کارکنان و نیازسنجی اطلاعات در سطح افراد سازمانی و سطح کلان سازمان دارد و مهمترین اقدام برای آگاهی از کارکردهای دانایی محور در سازمان به حساب می‌آید. حفظ تعهد استراتژیک و انسجام فرهنگی، موجب استنتاج عملکردهای دانـــایی‌مداری که امری حیاتی برای موفقیت مدیران سازمان است، در نظر گرفته می‌شود (صیف و کرمی، ۲۲، ۱۳۸۳).
۲-۱-۴) مدیریت دانش نقطه مقابل مدیریت اطلاعات
مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش از جمله اصطلاحات و مفاهیمی هستند که وارد ادبیات علمی کشور شده‌اند ولی چنین به نظر می‌رسد که هنوز درک درستی از تعاریف کاربردها اجزاء و عناصر تشکیل دهنده این دو وجود ندارد برخی اوقات به عنوان مترادف تلقی و گاه به جای یکدیگر به کار برده می‌شوند. علت این امر این است که در ادبیات ما دو واژه اطلاعات و دانش با هم به کار رفته و تمایزی به لحاظ مفهومی میان این دو جزء در چندین مقاله قائل نشده است. از آنجایی که اکنون دو مفهوم مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش دارای کارکردها و مؤلفه‌های خاص خود هستند و برای ایفای نقش در هر کدام از این حوزه‌ها به مهارتها و توانایی های خاصی نیاز است شناخت تعاریف، تفاوتها و تشابهات موجود میان این دو مفهوم ضروری به نظر می‌رسد تا صاحبان صنایع و برنامه‌ریزان بتوانند با درک درست فرایندها و مؤلفه‌های هر کدام از این مفاهیم به شناسایی و تثبیت جایگاه وایفای نقش فعال بپردازند. مدیریت اطلاعات به بکارگیری مراحل و مهارتهای مدیریتی مناسب و استفاده از ابزارها و فنآوری مناسب در فرایند تولید، فراهم‌آوری، سازماندهی، پردازش، اشاعه و استفاده از اطلاعات درون و برون سازمانی به عنوان عنصر اصلی در سازمان در راستای دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی اطلاق می‌شود در حالی که مدیریت دانش به عنوان جزء کلیدی سازمان در نظر گرفته شده است. همان گونه که پیشتر نیز اشاره شد خود مدیریت دارای اجزای مختلفی است که هر کدام از این مراحل از دیدگاه مدیریتی برای مدیریت دانش قابل اعمال است و چنانچه این اجزاء در مدیریت دانش مورد توجه قرار نگیرید دستیابی به اهداف مورد نظر با مشکل روبه رو می‌گردد (قربانی، ۵۹، ۱۳۸۶).
دیوید استمپز[۱۳] (۱۹۹۰) با رویکردی عملگرایانه به مدیریت دانش پرداخته و برای مدیران دانش نقش فعال‌تری را در نظر گرفته و مدیریت دانش را فراهم‌آوری دانش مورد نیاز در مکان و زمان مورد نیاز برای شخص نیارمند به آن تعریف می‌کند. وی معتقد است که بهترین چیز داشتن دانش در مورد موضوعی خاص نیست، بلکه دانستن مکان و طرز دسترسی به دانش مذکور است. در سال ۲۰۰۰ تعریف دیگری توسط نیومن ارائه گردید. وی بر این باور بود که مدیریت دانش مجموعه‌ای از فرآیندهایی است که پدیدآوری، اشاعه و بکارگیری دانش ذهنی و عینی در یک سازمان را در بر می‌گیرد. دانش عینی عبارت از دانشی است که در قالب اسناد، پایگاه ها، صفحات وب و مانند آنها ثبت یا منتشر شده است. دانش ذهنی دانشی است که افراد در طول فعالیتهای تخصصی خود آموخته و بدست آورده‌اند ولی در جایی ثبت یا منتشر نکرده‌اند و فقط در ذهن آنها وجود دارد. علاوه بر تفاوت در عناصر کلیدی، تفاوتهایی نیز در فرایندهای مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش وجود دارد. آنچه که در تعاریف مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش ذکر شد نشان می‌دهد که این دو مفهوم در برخی از فرایندها با یکدیگر تفاوت دارند. به طور مثال، مدیریت اطلاعات بیشتر به دنبال ذخیره و بازیابی اطلاعات است در حالی که مدیریت دانش به دنبال به اشتراک‌گذاری دانش آنچه که در جدول (۲-۲) نمایش داده شده است خلاصه‌ای است از تفاوت فرایندی میان مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش (سرگزی، ۱۵، ۱۳۹۱).
جدول (۲-۲): تفاوت بین مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش