با این تفاصیل و تکالیف مقرره قانونی، اگر سردفتری بدون حضور اصحاب معامله، معتمد، مطلع بـاسواد و نـماینده دادگستری، اسناد مربوط به اشخاص عادی و کور و کر و گنگ و بی‌سواد، مریض و زنـدانی را ثـبت نـماید، با جمع دیگر شرایط مقرره، مرتکب جرم موضوع شق دوم ماده ۱۰۰ قانون ثبت شده است.
۳-۲ ثبت کـردن سـند بـه اسم کسانی که آن معامله را نکرده‌اند. درباره معامله، در فصل دوم توضیحاتی ارائه گردید. در ایـن جـا این نکته را اضافه می‌نماییم که: «معامله، کلمه‌ای است به معنی عمل کردن متقابل که در اصطلاح حـقوقی دو مـعنی دارد که از فقه گرفته شده است. مقررات فقهی، قسمتی مربوط به روابط بـین فـرد و خدا است که عبادات نام دارد و دسته دیگر راجـع بـه رابـطه بین فرد و فرد است که جنبه اجـتماعی داشـته و معاملات نام دارد. معامله یک معنی اخصّ نیز دارد که به هر نوع رابطه حـقوقی کـه موضوعش امور مالی باشد اطـلاق مـی‌شود و در این مـعنی مـعامله بـه نکاح گفته نمی‌شود».[۹۵]
هر معامله در عالم خـارج بـاید به وسیله اشخاصی اعم از حقیقی یا حقوقی، محقق گـردد. این اشخاص را اصطلاحاً اصحاب معامله مـی‌نامند. بـر حسب نـوع مـعامله، اصـحاب معامله هم فرق مـی‌کند. در بیع، فروشنده «بایع» و خریدار «مشتری»، در وکالت، موکل و وکیل و در صلح، مصالح و متصالح دخالت دارند که در اصـطلاح ثـبتی به فروشنده، موکل، مصالح و معامل و بـه خـریدار، وکـیل، مـتصالح و مـتعامل گفته می‌شود. در اصـطلاح حـقوقی به طرفین معامله، متعاملین گفته می‌شود. متعاملین طبق ماده ۲۱۰ قانون مدنی برای انجام معامله باید اهـلیت داشـته بـاشند و مطابق ماده ۲۱۱ همین قانون، برای این کـه مـتعاملین اهـل مـحسوب شـوند، بـاید بالغ و عاقل و رشید باشند و اشخاصی که خصوصیات مندرج در ماده ۲۱۱ قانون مدنی را نداشته باشند، برای این که معاملاتشان دارای آثار قانونی باشد، الزاماًً و لابد باید توسط ولی «پدر، جد پدری» یـا وصی یا قیم یا امین، به لحاظ شرایط مقرره قانونی مبادرت به انجام معامله نمایند.
با توجه به مسایل صدرالتوصیف، اگر سردفتران اسناد رسمی و مستخدمین و اجزای ثبت اسناد و املاک بدون حـضور اصـحاب معامله مبادرت به ثبت سندی نمایند، با جمع دیگر شرایط پیش‌بینی شده قانونی، مرتکب جرم مندرج در شق سوم ماده ۱۰۰ قانون ثبت شده‌اند.
۴-۲ ثبت کردن تاریخ سند یا ثبت سند در دفـتر مـربوطه به صورت مقدم یا موخّر. حقوق دانان ایرانی و خارجی در تألیفات خود درباره اعتبار تاریخ مندرج در سند رسمی، فصل جداگانه‌ای را اختصاص داده‌اند و بسیاری از قوانین مـلل مترقی جهان نیز ماده مخصوصی مـاننده ۱۳۰۵ قـانون مدنی برای آن در نظر گرفته‌اند. ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی می‌گوید: «در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ولی در اسناد عادی تـاریخ فـقط درباره اشخاصی که شـرکت در تـنظیم آن ها داشته و ورثه آنان و کسی که به نفع او وصیت شده معتبر است.»
منظور از اعتبار تاریخ سند رسمی به اشخاص ثالث، فرض صحت تاریخ تنظیم سند می‌باشد که در سند قید شده اسـت. بـنابراین، چنانچه سند انتقال رسمی بین دو نفر تنظیم گردد و سپس دعوی بین شخص ثالثی با متعامل اقامه شود و سند مذبور از طرف متعامل ابراز گردد، شخص ثالث نمی‌تواند ادّعا کند که نـسبت بـه سند ابـرازی بیگانه است و تاریخ نسبت به او اعتباری ندارد.
به نظر می‌رسد اختصاص فصل جداگانه برای این موضوع، لازم نیست. چـه، تاریخ در سند رسمی از اعلامیات مأمور رسمی است و مانند اعلامیات دیگر مـأمورین رسـمی نـسبت به طرفین معامله و اشخاص ثالث معتبر شناخته می‌شود و اختصاص ماده هم در قوانین از طرفی از نظر اهمیت تاریخ سـند اسـت که استناد به آن در رسیدگی به دعاوی بین متعاملین و اشخاص پیش می‌آید و از طرف دیـگر بـا ذکـر ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی: «اسناد رسمی درباره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبار آن نسبت بـه اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد.» ناچار به ذکر مـاده ۱۳۰۵ بوده است.
«اعتبار تاریخ در سـند عـادی از نظر اقرار و تصدیق طرفین معامله مؤثر می‌باشد و بدین جهت علیه متعاملین و وراث و قائم مقام آنان تا اثبات خلاف مانند بقیه مندرجات سند عادی معتبر خواهد بود چون اشخاص ثالث هیچ گونه مـداخله در تنظیم سند نداشته‌اند و ممکن است نویسنده سند عادی تاریخ قبل بگذارد. بنابرین، نسبت به اشخاص ثالث هیچ گونه تأثیر نخواهد داشت».[۹۶]
حال که به اهمیت تاریخ در اسناد رسمی و سرانجام فلسفه و نیت قانون‌گذار در پیـش‌بینی چنین مسأله مهمی در شق چهارم ماده ۱۰۰ قانون ثبت پی بردیم، باید گفت اگر سردفتری تاریخ سند یا ثبت سندی را تحریف و تغییر دهد، به عنوان مثال سندی که در روز بیستم فروردین ماه سال جـاری تـنظیم گردیده، تاریخ آن را به بیستم مهر ماه سال قبل تغییر دهد و یا این که متصدیان ثبت املاک چنین عملی را انجام دهند و تاریخ ثبت ملکی را در دفتر املاک تغییر دهند، فی المـثل مـلکی راکه در تاریخ دوم اردیبهشت ماه سال جاری ثبت شده است به تاریخ هشتم خرداد ماه همین سال تغییر دهند، با جمع دیگر شرایط مقرره قانونی، مرتکب جرم مندرج در شق چـهارم مـاده ۱۰۰ قانون ثـبت شده‌اند.
۵-۲ مـعدوم یا مکتوم کردن تمام یا قسمتی از دفاتر ثبت با کشیدن ورقی از آن دفاتر یا بی اعتبار و بی استفاده کردن ثبت سندی بـا وسـایل مـتقلبانه. «برای ثبت اسناد و املاک دفاتری لازم است که عـده و نـوع و ترتیب آن ها مطابق نظام نامه‌ای که از طرف وزارت عدلیه تنظیم می‌شود، معین خواهد شد.»[۹۷] مواد ۱، ۲، ۳ و ۴ آیین نامه قانون ثبت مصوب سـال ۱۳۱۷ (بـا اصـلاحات بعدی)، تعداد دفاتر و طرز تنظیم و نگهداری آن ها را بیان می‌کند.
به مـوجب ماده یک آیین نامه مذکور، هر اداره یا دایره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر زیر خواهد بود:
۱ ـ دفتر املاک. ۲ ـ دفـتر نـماینده امـلاک. ۳ ـ دفتر املاک توقیف شده «بازداشتی». ۴ ـ دفتر ثبت موقوفات. ۵ ـ دفترگواهی امضا. ۶ ـ دفـتر سـپرده‌ها. ۷ ـ دفتر توزیع اظهار نامه‌ها. ۸ ـ دفتر املاک مجهول المالک. ۹ ـ دفتر ثبت شرکت‌ها. ۱۰ ـ دفتر اسناد رسمی. ۱۱ ـ دفتر ثـبت قـنوات. ۱۲ ـ دفـتر آمار و ثبت اظهارنامه.
“
