نیاز مستمر BPM به پشتیبانی و مدیریت و ارزیابی فرآیندها.
۲-۳- چرخهی حیات مدیریت فرایند کسبوکار
مدیریت فرآیندهای کسبوکار، فرآیندی منطقی برای مدیریت کسبوکار و تغییرات آن است. هر فرایند بایستی با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان میتوان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممکن است بارها در مورد هریک از فرآیندها اجرا گردد. از این رو، چرخهی حیات مدیریت فرایندهای کسبوکار به طور تکرارشونده انجام می شود و درهر تکرار باید ارزش افزودهای به فرایند و منطق کاری آن افزوده گردد (شکل۲-۲). در ابتدا برای اتوماسیون فرآیندهای سازمانی، بهتر است فرآیندهایی انتخاب شوند که در سازمان محوریت داشته باشند و در افزایش کارایی و کیفیت سرویسدهی به مشتریان مؤثر باشند [۲۶].
(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))
شکل۲-۲- چرخهی حیات مدیریت فرایند کسبوکار [۲۶]
مرحله مدلسازی و طراحی:
در این مرحله، منطق کسبوکار و فرآیندهای آن مدل میشوند. دیدگاه مدیریت فرآیندهای کسبوکار، بر این مبنا است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسبوکار بهینه گردند، بلکه میتوان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با بهره گرفتن از مکانیزم هایی که سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار در اختیار می گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آنها را بهینهتر ساخت. به منظور مدلسازی کامل منطق کسبوکار لازم است قوانین کسبوکار را مدلسازی نمود که این کار از طریق موتور قوانین کسبوکار ممکن میگردد. از طریق این موتور میتوان قوانین کسبوکار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آنها اعمال کرد؛ بدون آن که نیازی به تغییر در سایر اجزای کسبوکار باشد.
مرحله توسعه و استقرار:
بعد از شناخت و مدلسازی فرآیندهای کسبوکار، لازم است فرآیندهای مربوط را به همراه قوانین کسبوکار پیادهسازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. کلیه سیستمهای قدیمی و موروثی از طریق سیستم مدیریت فرایند کسبوکار باید به هم متصل و یکپارچه شوند .جدا بودن محل نگهداری قوانین کسبوکار از فرآیندهای کسبوکار این امکان را فراهم میسازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسبوکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رسانید.
مرحله مدیریت و تعامل:
پس از استقرار سیستم در سازمان، کاربران مختلف در سازمان میتوانند فرآیندها را اجرا کنند. در حین اجرای فرآیندها، گروه های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی که در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه ای که خاص نقش آنها است، درگیر خواهند شد. به عنوان مثال، کاربران کسبوکار بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند، مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت کنند و متخصصان فنآوری اطلاعات، باید فرآیندهای مکانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند.
مرحله تحلیل و بهینهسازی:
استقرار فرآیندها در سازمان به منزلهی اتمام کار نیست؛ بلکه، از این پس کاربران حوزه کسبوکار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری از پارامترهای کلیدی در زمینه اندازه گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کنند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینهسازی مورد نیاز در مورد آنها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت، کاربران حوزه کسبوکار میتوانند تصمیم گیریهای مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همانجا آنها را اعمال کنند.
۲-۴- اجزاء مدیریت فرایند کسبوکار
مدیریت فرایند کسبوکار چند ضابطه را در بر میگیرد تا در محیطها و بخشهای متفاوتی در یک سازمان به کار گرفته شود. برخی از این روشها عبارتند از ]۹،۱۲ [:
مدلسازی فرایند کسبوکار[۱۲]:
این روش، فرایند را در یک قالب گرافیکی تعریف می کند. فرآیندهای مدل شده به طور مستقیم در ضوابط بعدیBPM استفاده میشوند. بنابراین، مدلسازی فرایند معمولاً به عنوان شروع کار مدیریت فرایند کسبوکار در نظر گرفته می شود. این مدلها با بهره گرفتن از ابزار مدلساز فرایند تعریف میشوند، که نباید با ابزارهای گرافیکی مانند Visio و PowerPoint اشتباه گرفته شود. مدل بهدست آمده از اشیایی تشکیل شده که با موتورهای مدیریت فرایند کسبوکار، میتوانند به یکدیگر مرتبط شوند. این مدلها از دیاگرامهای متفاوتی تشکیل میشوند تا ابعاد متفاوتی از سازمان را نمایش دهند. مدلها در یک انبار ساختیافته نگهداری میشوند.
مستندات فرایند کسبوکار[۱۳]:
این بخش، مکملی است بر دیاگرامهای فرآیندها با بهره گرفتن از اشکال گرافیکی، توضیحات عملکردها (آنچه باید انجام شود) و ترتیب کارها. همچنین مستندات بیشتری نیز در رابطه با چگونگی انجام فعالیتهای کسبو کار وجود دارد. مواردی مانند دستورالعمل کار، روالهای کاری استاندارد، قالبهای اصلی[۱۴]و اجزای آموزشی به دیاگرامها اضافه میشوند تا یک فرایند مستند شده را ایجاد کنند.
گواهی فرایند کسبوکار[۱۵]:
مراقبت از قابلیت فرآیندها، برای هماهنگی با استانداردهای مستندات صنعتی مانند ISO را شامل می شود. این مورد تأیید می کند که فرآیندها قبل از به کارگیری در داخل سازمان با روش مناسبی تأیید و گواهی شده اند.
همکاری فرایند کسبوکار[۱۶]:
از یک سو فرآیندها را در اینترانت یا اکسترانت در اختیار می گذارد و از سوی دیگر به کاربران این امکان را میدهد تا از دانش چگونگی انجام فرایندها استفاده کنند و از طریق همکاری کاربر و کار، تولید را بهبود بخشند. این بخش از BPM ، نه تنها فرآیندهای مستند شده و آماده برای کلیه کارمندان و بخشها را تهیه می کند، بلکه با فراهم کردن کارکردهایی برای همکاری کارمندان به آنها این امکان را میدهد که پروژه ها، کارها و تراکنشها را در یک کار تیمی مدیریت کنند. به این ترتیب مدیریت دانش را درسطح کل سازمان توسعه می دهند.
سازگاری فرایند کسبوکار[۱۷]:
فرآیندها را برای تنظیمات داخلی و خارجی آماده می کنند. یکپارچه ساختن فرآیندهای موجود در BPMS با سایر نرمافزارهای سازمان هزینه های عملیاتی را کاهش میدهد. فرآیندهایی که گواهی شده اند، برای انجام ممیزی و دریافت گواهی مورد استفاده قرار میگیرند.
بهینهسازی فرآیندهای کسبوکار[۱۸]:
این ضابطه، مسئول بهبود مستمر فرایندها است و شامل ابزارهایی برای تعیین کارایی فرایند واقعی در برابر استانداردهای داخلی و شاخص های صنعتی است. قابلیت تحلیل کمیِ یکپارچه نیز برای تشخیص گلوگاهها و تخمین زمانهای توان عملیاتی و امکان کاهش هزینه در این ضابطه به کار میرود. این تحلیل کمی معمولاً شامل یک موتور شبیهساز، برای تحلیل های “اگر … چه می شود؟[۱۹]” است.
اتوماسیون فرایند کسبوکار[۲۰]:
وظیفهی این ضابطه، یکپارچگی کاربرها، فرآیندها و نرمافزارهای کاربردی مربوطه است. با بهره گرفتن از یک موتور مدیریت جریان کار با بهره گرفتن از اطلاعات فرایند BPM، آنگونه که مدل شده است؛ می تواند برای مسیردهی و اجرای تراکنشهای خودکار بهکار رود. این تراکنشهای خودکار می تواند شامل اجرای کار پیادهسازی شده توسط کار قبلی، برنامه ریزی کار تکامل یافته و اعلان کاربر، نظارت در زمان واقعی بر اجرای کار و غیره باشند (شکل ۲-۳).
شکل ۲-۳- اجزاء مدیریت فرایند کسبوکار [۱۲]
۲-۵- پیشینهی مطالعات در زمینه مدیریت فرایند کسبوکار
بنا به نظر آلست[۲۱] و همکاران (۲۰۰۳)، مدیریت فرایند کسبوکار توسعه یافته مدیریت گردش کار میباشد، که در دهه نود آغاز شد و شامل پشتیبانی فرآیندهای کسبوکار با به کارگیری متدها، تکنیکها و نرمافزارهای طراحی میباشد و تصویب، کنترل و تحلیل فرآیندهای عملیاتی، افراد، سازمانها، برنامه های کاربردی و مستندات را امکان پذیر میسازد [۲۸].
بنا به نظر اسمیت و فینگر[۲۲] (۲۰۰۷)، هدف اصلی مدیریت فرایند کسبوکار افزایش توانایی سازمانها برای پاسخگویی سریع به تغییرات محیط میباشد. فنآوری اطلاعات، نقش بزرگی در پشتیبانی و کنترل فرآیندهای کسبوکار امروزی بازی می کند و کنترل فرآیندها را به کسبوکار و کنترل سیستمها را به فنآوری اطلاعات باز میگرداند. مدیریت فرایند کسبوکار مسیر مستقیمی را از تحلیل و طراحی فرآیندها تا پیادهسازی و استقرار آنها طی می کند [۲].
شمس و مهجوریان در مقاله ” مدل وابستگی میان مدیریت فرآیندهای کسبوکار با معماری سرویس گرا” برای مدل تعامل BPM و SOA[23] دو الگوی مختلف ارائه دادهاند. در الگوی اول معماری سرویسگرا به عنوان چارچوبی گسترده، هم در کسبوکار و هم در فنآوری اطلاعات مطرح می شود که دربردارندهی BPM نیز هست. اما در الگوی دوم BPM به عنوان رهیافتی در لایهی کسبوکار سازمان که هدفش کنترل و بهینهسازی فرآیندها است، ترسیم می شود که از SOA، تنها به عنوان فنآوری پشتیبان کننده استفاده می کند، هدف این مقاله تدوین ویژگی و حوزه کاربرد هر کدام از این دو الگو است [۳].
وحیدی (۱۳۸۹)، در پایان‌نامهی خود با عنوان “ارائه مدل یکپارچه برای مدیریت فرایند کسبوکار با رویکرد معماری سرویسگرا” خاطرنشان می‌کند که با توجه به ماهیت مدیریت فرایند کسبوکار و معماری سرویسگرا که هر دو رویکردی بادید فنآوری دارند میتوانند مکمل یکدیگر باشند. زیرا مدیریت فرایند کسبوکار درک عمیقی از فرآیندها را ایجاد می‌کند. همچنین تکنولوژیهای مطرح در مدیریت فرایند کسبوکار میتوانند هماهنگ‌سازی اجرای فرآیندها را از طریق سرویسهای معماری سرویسگرا انجام دهند. البته از سوی دیگر، فشارهای هزینه و رقابت بین سازمانی باعث شده است که سازمانها به سمت ایجاد مدیریت فرایند کسبوکار ساده و سازگار با توان بالا حرکت کنند. در این تحقیق از چرخهی عمر معماری سرویسگرا و مدیریت فرایند کسبوکار و لایه‌های درگیر ارتباطی آنان برای ارائه یک مدل یکپارچه استفاده می‌شود [۲].
صفر زاده و قریشی (۱۳۹۰)، در مقاله ” نقش به‌کارگیری سیستم مدیریت فرایند کسبوکار در بهبود عملکرد سازمانها” بیانگر این موضوع هستند که مدیریت فرایند کسبوکار با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها، روشی یکپارچه و نظاممند را برای طراحی، اجرا و مدیریت فرایندهای کسبوکار سازمانها ارائه مینماید. با توجه به این که سیستم مدیریت فرایند کسبوکار بستری را فراهم می آورد تا انجام کلیه فرایندها در سازمان به صورت خودکار درآیند، همه راه ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرایند کسبوکار به عنوان هستهی اصلی سیستمهای سازمانی جهت بهبود عملکرد سازمانها است. در این مقاله انواع داده های مربوط به یک فرایند عنوان شده و سپس، یک مدل یکپارچه برای هماهنگی این داده ها با مدیریت فرایند کسب و کار بیان میگردد و به بررسی همسوسازی مدیریت فرایند کسبوکار و مدیریت راهبردی پرداخته می شود، زیرا تدوین راهبرد مناسب و مهمتر از همه پیادهسازی مطلوب آن با بهره گرفتن از مدیریت فرایند، باعث بهبود عملکرد و ارتقاء اثربخشی سازمان شده و موجب رضایت ذینفعان میگردد [۱].
کیم[۲۴] و همکاران (۲۰۰۷)، رویکردی جهت ایجاد تغییرات اساسی در محیط پویای کسبوکار، بر اساس الگوهای تغییر در مدیریت فرایند کسبوکار ارائه میدهد. بر این اساس الگوهای تغییر در مدیریت فرایند کسبوکار را مبنی بر الگوهای گردش کار شناسایی می کند. با توجه به افزایش انعطافپذیری اجرا و پیادهسازی فرآیندهای گوناگون ، مکانیسمی جهت کوتاه کردن زمان اجرای فرآیندها در این تحقیق، طراحی کرده اند. مکانیسم ارائه شده، با هدف حمایت از انتخاب نسخههای فرآیندهای پویا انجام شده است. لذا، این مقاله کمک مؤثری به مدیریت تغییرات فرآیندهای کسبوکار و افزایش انعطاف پذیری BPMS در سازمان مینماید ]۲۹[.
طبق نظر گران[۲۵] و همکاران (۲۰۰۷)، برای ساخت مدلهای فرایند کسبوکار، تحلیلگران فرایند کسبوکار معمولأ از زبانهای گرافیکی مانند BPMN و UML[26] استفاده می کنند. یکی از اهداف این مدلها این است که به عنوان پایهای برای ارتباط بین سهامداران در فرایند توسعه نرمافزار استفاده کنند. علاوه بر این، روشهای مهندسی نرمافزار مدل محور مدرن، این پتانسیل را دارند که به طور مستقیم به تولید نرمافزار بپردازند. به این دلایل، کیفیت BPM ها برای موفقیت توسعه نرمافزار حیاتی است. در این مقاله، در مورد چگونگی به کار بردن مفاهیم قابل مقایسه با برنامه نویسی ساختار یافته BPM ها می پردازد [۳۰].
جانژاک[۲۷] (۲۰۱۱)، در مقاله خود، شبیهسازی را یک جزء کلیدی در مدیریت فرایند کسبوکار میداند و عنوان می کند: وسعت قابلیت های شبیهسازی گسترده است و کاربرد آن هم در طراحی فرایند و هم در بهبود جریان فرایند میباشد. قابلیت پیش بینی ابزار شبیهسازی در مدیریت فرایند کسبوکار، می تواند یکپارچگی منسجمتری را در سیستم ایجاد کند. در حالی که استانداردهای کامل برای تعریف فرآیندهای کسبوکار وجود دارد، استانداردهای لازم برای تعریف پارامترهای شبیهسازی ایجاد نشده است. این مقاله چالشهای موجود در ابزار شبیهسازی را بررسی می کند و چگونگی تعریف استانداردها برای شبیهسازی را ارائه میدهد ]۳۱[.
انواع فرآیندهای کسبوکار، اعم از فرآیندهای گردش کار و فرآیندهای کسبوکار نیمهساختیافته انعطافپذیر و روشهای مدلسازی فرایند کسبوکار توسط ستاونو[۲۸] و همکاران(۲۰۱۳)، بررسی شده است. توسعه مدلهای فرایند کسبوکار مبتنی بر دانش اقتصادی، تغییرات استراتژیک شرکتها، طراحی سازمانها و الگوهای چابک سازمانی هستند که نیازمند فنآوری BPMS برای حمایت از کسبوکار با ساختارها و فعالیتهای ضعیف، میباشند [۲۰].
دلگادو[۲۹] (۲۰۱۳)، بر این عقیده است که سازمانها بهسرعت در حال اتخاذ مدیریت فرایند کسبوکار برای تمرکز بیشتر بر فرآیندهای کسبوکار هستند؛ چراکه آنها عناصر کلیدی در کنترل و بهبود کسبوکار میباشند. اطلاعات فرایند کسبوکار با تمرکز بر جمعآوری و تجزیهوتحلیل اطلاعات از فرآیندهای کسبوکار و سیستمهای پشتیبان تصمیم، برای کشف فرصتهای توسعهای بنا نهاده شده است [۸].
سازمانهای کسبوکار با چالشهای اثر بخشی و کارایی فرآیندهای عملیاتی برای موفقیت در بازارهای رقابتی جهانی مواجه هستند. مندراگون[۳۰] و همکاران (۲۰۱۳)، بر این باورند که برای دستیابی به این هدف، فنآوریBPMS ، برای حمایت از استقرار و نظارت بر محیطهای مدیریت فرایند کسبوکار در ۱۵ سال گذشته پا به عرصه وجود گذاشته است. به تدریج، سیستمهای نرمافزاری کسبوکار فرایندگرا با تنوعبخشی اختصاصی یا روشهای غیراستاندارد موقت توسعه یافتند. بنابراین، برای سیستمهای نرمافزاری کسبوکار فرآیندگرا، در تقابل با انواع دیگر سیستمهای نرمافزاری، دسترسی به ساختار خوب و کامل و روشهای توسعه استاندارد، هنوز امکان پذیر نیست. این مطالعه به معرفی سیستم متدولوژی توسعه برای سیستمهای نرمافزاری کسبوکار فرایندگرا بهعنوان یک روش توسعه ساختاری خوب فراهم شده است [۲۶].
واکا[۳۱] و همکاران (۲۰۱۳)، عنوان می کنند که استفاده از سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار در عرصه فنآوری اطلاعات برای اتوماسیون کردن فرآیندهای کسبوکار پدیدار شده است. در اکثر موارد، موضوع امنیت به طور پیشفرض نادیده گرفته می شود، از این رو در این سیستمها هزینه های بالقوه و تهدیدهای فاجعه باری برای سازمان ایجاد می شود. بنابراین، انتخاب کنترلهای اولیه امنیتی باعث کاهش خطرات واقعی و مهم است. در این مقاله با انتخاب یک روش مبتنی بر تجزیهوتحلیل خودکار و انتخاب تنظیمات بهینه امنیتی، تأمین امنیت سهامداران با ابزارهای خودکار برای انتخاب تنظیمات بهینهی امنیتی فنآوری اطلاعات با توجه به طیف وسیعی از حالات فرایند کسبوکار و سازمانی چند معیاره بیان می شود [۳۲].
۲-۶- سیستم مدیریت فرایند کسبوکار
یک سیستم نرمافزار عمومی است که با طراحی و مدلسازی شفاف فرایندها برای توانمندسازی و مدیریت عملیاتی فرآیندهای کسبوکار به وجود آمده است [۱۶]. سیستم مدیریت فرایند کسبوکار، بستری را فراهم می آورد تا بهوسیله آن انجام رویههای سازمانی و گردش کار سازمان، بر اساس فرآیندها، به صورت کاملاً نظاممند و خودکار درآید. درواقع سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار، مجموعه ای از نرمافزارهای کاربردی میباشد که قادر به مدلسازی، اجرا، نظارت فنی و عملیاتی (به نمایندگی کاربران) در فرآیندهای کسبوکار است و اجرای قواعد کسبوکار را بر اساس ادغام و قابلیت های سیستمهای اطلاعاتی موجود و سیستمهای اطلاعاتی جدید برعهده دارد و داده ها را از طریق خدمات، هماهنگ و یکپارچه می کند[۳۳].
با بهره گرفتن از این سیستم، مدیران و برنامه ریزان سازمانی میتوانند فرایندهای اجرایی سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسئولان اجرای فرآیندها در مورد نحوه اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود، اطلاعات کامل و بهروز را دریافت نموده و در هر لحظه میتوانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تأثیر گذارند. مدیران سازمان، نظارت دقیقی بر روند اجرای روال های جاری در سازمان خود داشته و گزارشهای آماری ارائه شده توسط این سیستم، اطلاعات با ارزشی را در جهت بازمهندسی فرایندهای کاری و تجاری سازمان و بهبود روشها در اختیار میگذارند [۱].
هر فرایند کسبوکار یک سیستم اجتماعی- فنی است که توسط انسان و ماشین مدیریت می شود. ولی BPMSها سیستمهایی کاملاً فنی هستند [۱۱].BPMS ها برنامههایی سیستم‌ساز هستند؛ درواقع بدون نیاز به برنامه‌نویس و استفاده از کدهای وقتگیر برنامهنویسی (روشهای سنتی برنامه نویسی)، این امکان را برای کاربر ایجاد می کند که سیستم یا برنامه کاربردی را با مکانیزه کردن فرآیندها دریافت نماید [۱۷]. رویکرد BPMS براساس مطلوبیت تدریجی میباشد. بهعبارتی، اگر فرآیندهای وضع موجود در سطح ۳۰ هستند با مهندسی مجدد به ۱۰۰ رسانده نمیشوند؛ بلکه، با بهره گرفتن از BPMSو اجرای فرآیندها در سطح سازمان میتوان به گلوگاهها و نقاط بهبود دست یافت. با این رویکرد وجه افتراق BPMS با معماری سازمانی و مهندسی مجدد مشخص می شود.
در پایان سال ۲۰۰۶، درآمد نرمافزارهای بازارBPMS نزدیک به ۷/۱ میلیارد دلار آمریکا در سال رسید که مبین ویژگیهای جریان اصلی بازار نرمافزار بود. بازارBPMS همچنین، دومین میانافزار )یک نوع نرم افزار یکپارچه) سریعاً در حال رشد دربخش بندی بازار میباشد. تحقیقات گارتنر تخمین میزند که بازار BPMS بیش از ۲۴ درصد نرخ رشد مرکب سالانه داشته باشد [۲۱،۳۴].
۲-۶-۱- سیستمهای مناسب برای مدیریت فرایند کسبوکار دارای ویژگیهای زیر میباشند [۱۱]:
این سیستمها باید دارای رویکرد و ساختار افقی باشند به جای رویکرد عمودی – وظیفه ای.
قابلیت تغییر و انعطافپذیری بالایی داشته باشند، به دلیل تغییر مداوم کسبوکار.
در سطح کل سازمان بهکار گرفته شوند چون فرآیندها به هم وابستهاند.
